Kernpunten
- De verplichte gegevens op een factuur staan in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968.
- De Belastingdienst vraagt daarnaast je KVK-nummer, als je bij de KVK bent ingeschreven, en een fysiek vestigingsadres in plaats van alleen een postbus.
- Je verstuurt een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering (artikel 34g).
- Bij een factuur tot € 100 inclusief btw mag een vereenvoudigde factuur met minder gegevens.
- Een e-factuur moet dezelfde gegevens bevatten, maar dan in vaste velden volgens de Europese norm EN 16931.
Op een factuur moeten in elk geval staan: de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, jouw btw-identificatienummer, de volledige naam en het adres van jou en je klant, wat je hebt geleverd en hoeveel, de leverdatum, het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Dat staat in artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968. De Belastingdienst vraagt ook je KVK-nummer.
Deze eisen gelden nu, voor papier, pdf en e-factuur. Ze blijven ook belangrijk na de invoering van e-facturatie, die het kabinet per 1 juli 2030 wil. Onder in dit stuk lees je wat er dan verandert.
Wanneer moet je factureren?
Volgens artikel 34c reik je een factuur uit voor leveringen en diensten aan andere ondernemers en aan rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen. Ook bij intracommunautaire leveringen, bepaalde afstandsverkopen en vooruitbetalingen.
Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen.
De termijn staat in artikel 34g: uiterlijk "op de vijftiende dag van de maand volgende op die waarin de goederenlevering of de dienst is verricht". Lever je op 3 maart, dan moet de factuur uiterlijk 15 april de deur uit zijn.
De verplichte gegevens
| Gegeven | Toelichting | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Factuurdatum | de datum van uitreiking | 14-11-2026 |
| Factuurnummer | opeenvolgend, uniek, één of meer reeksen | 2026-0147 |
| Jouw btw-identificatienummer | het nummer met NL ervoor | NL001234567B01 |
| Naam en adres van jou en je klant | juridische naam, feitelijk vestigingsadres | Bakkerij De Korenaar B.V., Dorpsstraat 12, Ede |
| KVK-nummer | volgens de Belastingdienst, als je ingeschreven bent | 12345678 |
| Omschrijving | hoeveelheid en aard van goederen, of omvang en aard van diensten | 25 uur advies bij inrichting webshop |
| Leverdatum | als die vaststaat en afwijkt van de factuurdatum | 3-11-2026 |
| Bedrag exclusief btw | per tarief of vrijstelling, met eenheidsprijs en kortingen | 25 × € 85 = € 2.125 |
| Btw-tarief | het toegepaste tarief | 21% |
| Btw-bedrag | het te betalen bedrag | € 446,25 |
De Belastingdienst geeft er praktische tips bij. Een handelsnaam mag als die met adres en woonplaats bij de KVK is geregistreerd. Een postbus alleen is niet genoeg. Bij een fiscale eenheid zet je de naam en het btw-nummer van het onderdeel dat levert. Zie ook fiscale eenheid: wie staat op de e-factuur?.
Extra vermeldingen in bijzondere gevallen
Artikel 35a noemt een aantal vermeldingen die alleen in bepaalde situaties nodig zijn:
- "btw verlegd" als je klant de btw voldoet, plus het btw-nummer van je klant. Zie btw verlegd op een e-factuur.
- Het btw-nummer van je klant en een verwijzing naar de vrijstelling of het 0%-tarief bij een intracommunautaire levering.
- Een aanduiding van de vrijstelling als je een vrijgestelde prestatie factureert.
- "factuur uitgereikt door afnemer" bij self-billing. Zie self-billing.
- "bijzondere regeling reisbureaus" of een van de margeregelingen voor gebruikte goederen, kunstvoorwerpen en antiek.
- De gegevens van je fiscaal vertegenwoordiger, als die de btw voldoet.
Je mag in elke munteenheid factureren, maar het btw-bedrag moet in euro's.
De vereenvoudigde factuur
Is het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw, of gaat het om een wijziging van een eerdere factuur, dan mag je volstaan met minder gegevens: datum, je naam en adres, wat je hebt geleverd, en de btw of de gegevens om die te berekenen. Bij intracommunautaire leveringen en afstandsverkopen mag dat niet. Lees de vereenvoudigde factuur tot 100 euro na 2030.
KOR en vrijgestelde prestaties
Zit je in de KOR, dan ben je niet verplicht te factureren. Doe je het toch, dan vermeld je dat de KOR of een vrijstelling van toepassing is en zet je er geen btw op. De wet zegt zelfs dat je "op de factuur op geen enkele wijze melding" mag maken van btw. Hetzelfde geldt grotendeels voor vrijgestelde prestaties. Zie KOR en e-facturatie.
Veelgemaakte fouten
- Omzetbelastingnummer in plaats van btw-identificatienummer. Op de factuur hoort het btw-id met NL ervoor.
- Gaten of dubbele nummers. Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen.
- Geen leverdatum bij werk dat in een andere maand is gedaan.
- Alleen een totaalbedrag. De vergoeding exclusief btw per tarief moet apart.
- Een creditnota zonder verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Zie creditfacturen en correcties.
Twijfel je? Laat je factuur controleren met de factuurcheck.
Wat verandert er met e-facturatie?
Wat staat vast:
- E-facturen mogen nu al, als je klant akkoord is. Artikel 35b: "Elektronische facturering wordt toegepast behoudens aanvaarding door de afnemer."
- Het kabinet wil vanaf 1 juli 2030 een e-factuurplicht voor facturen tussen ondernemers, binnenland en EU. Dit is een voornemen, nog geen wet.
- Alleen de Europese norm EN 16931 wordt toegestaan. Bijlage 1 bij de contourenbrief zegt dat "alle velden die nodig zijn om de digitale rapportage aan de Belastingdienst te doen" in die norm zitten.
- Onder de EU-regels wordt de termijn voor intracommunautaire facturen vanaf 1 juli 2030 10 dagen na de levering.
Wat is nog open:
- Of de Nederlandse wet extra verplichte velden toevoegt.
- Of de termijn van de 15e van de volgende maand ook voor binnenlandse facturen wordt aangepast.
- Welk netwerk wordt voorgeschreven.
In een e-factuur staan dezelfde gegevens, maar dan in vaste velden die software automatisch leest. Je btw-nummer staat in het veld voor het btw-nummer van de verkoper, niet ergens in een voettekst. Dat maakt fouten zichtbaar: een e-factuur zonder geldig btw-id wordt vaak al bij de validatie afgekeurd. Controleer je bestanden met de e-factuur validator en lees wat is een e-factuur?.
Veelgestelde vragen
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Onder meer de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, je btw-identificatienummer, naam en adres van jou en je klant, een omschrijving met hoeveelheid, de leverdatum, het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. De Belastingdienst vraagt ook je KVK-nummer als je ingeschreven bent.
Mag ik mijn omzetbelastingnummer op de factuur zetten?
Nee, op de factuur hoort je btw-identificatienummer, het nummer dat begint met NL. Het omzetbelastingnummer gebruik je in contact met de Belastingdienst.
Binnen welke termijn moet ik factureren?
Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Voor intracommunautaire leveringen wordt dat onder de EU-regels vanaf 1 juli 2030 10 dagen.
Mag een postbus als adres?
Niet alleen. De Belastingdienst wil het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd.
Verandert er iets aan de factuureisen door e-facturatie?
De inhoudelijke eisen blijven volgens de huidige plannen grotendeels gelijk. Wat verandert is de vorm: een gestructureerd bestand volgens EN 16931 in plaats van papier of pdf. Of de wet extra velden gaat vragen, is nog niet bekend.
Zie je een fout? Meld het ons. efacturatiehub.nl is een onafhankelijke publicatie en is niet verbonden aan de Belastingdienst of de Rijksoverheid. De plannen kunnen nog veranderen; controleer de bronnen en de officiële informatie voordat je een beslissing neemt.