Moet ik e-facturen kunnen ontvangen?

Vanaf 1 juli 2030 in de praktijk wel. Onder ViDA hoeft een leverancier geen akkoord meer te vragen voor een e-factuur volgens EN 16931 aan een ondernemer. Het kabinet schrijft dat ook KOR-ondernemers e-facturen moeten kunnen ontvangen. Hoe de Nederlandse wet dit formuleert, is nog niet bekend.

Moet ik als KOR-ondernemer e-facturen kunnen ontvangen?

Volgens Bijlage 1 bij de contourenbrief wel. KOR-ondernemers zijn vrijgesteld van versturen en rapporteren, maar moeten 'enkel in staat' zijn 'om een e-factuur te ontvangen van andere ondernemers'.

Kan ik een e-factuur ontvangen in mijn mailbox?

Een e-factuur is een bestand, meestal XML, dat je software kan inlezen. Je kunt het als bijlage ontvangen, maar het is pas handig als je pakket het automatisch verwerkt. Via welk netwerk e-facturen straks moeten lopen, is nog niet besloten.

Kan ik nu al weigeren om e-facturen te ontvangen?

Ja. Op dit moment is e-facturering alleen toegestaan als de afnemer akkoord is. Dat verandert volgens ViDA vanaf 1 juli 2030 voor EN 16931-facturen.

Moet je e-facturen kunnen ontvangen? Wat er nu bekend is

Ja, vanaf 1 juli 2030 moet je e-facturen in de praktijk kunnen ontvangen. Onder de Europese ViDA-richtlijn heeft een leverancier jouw akkoord niet meer nodig om je een e-factuur volgens EN 16931 te sturen. Het kabinet schrijft bovendien dat ook KOR-ondernemers, die zelf niet hoeven te e-factureren, e-facturen moeten kunnen ontvangen. Een aparte ontvangstdatum of de precieze wettekst is er nog niet.

Hieronder lees je wat er nu geldt, wat er verandert en wat je kunt doen om klaar te zijn.

Wat er nu geldt: akkoord nodig

Vandaag bepaal jij of je digitale facturen accepteert. Artikel 35b van de Wet op de omzetbelasting zegt: "Elektronische facturering wordt toegepast behoudens aanvaarding door de afnemer." De Belastingdienst legt het uit als: "uw afnemer moet ermee akkoord gaan dat u digitaal factureert."

In de praktijk geef je dat akkoord vaak stilzwijgend, door een pdf te betalen. Maar formeel kun je een digitale factuur weigeren en om papier vragen.

Wat er verandert onder ViDA

ViDA draait dit om. De gewijzigde btw-richtlijn zegt over facturen aan ondernemers en rechtspersonen:

"De uitreiking, aan een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon, van een elektronische factuur die voldoet aan de Europese norm voor elektronische facturering en de lijst van syntaxen op grond van Richtlijn 2014/55/EU, is niet afhankelijk van aanvaarding door de afnemer."

Kortom: stuurt een leverancier je een correcte EN 16931-factuur, dan mag je die niet afwijzen omdat het een e-factuur is. Dit is onderdeel van de regels die lidstaten vanaf 1 juli 2030 moeten toepassen.

Voor facturen aan consumenten blijft akkoord wel mogelijk. De richtlijn zegt dat e-facturen aan andere personen "afhankelijk kunnen blijven van aanvaarding door de afnemer". Zie Geldt de e-factuurplicht ook voor facturen aan consumenten?.

Wat het kabinet zegt over ontvangen

De contourenbrief van 11 september 2026 noemt geen aparte datum voor ontvangen. Het staat wel in Bijlage 1, bij de KOR. Het laten bestaan van de KOR betekent volgens het kabinet dat kleine ondernemers "zijn gevrijwaard van een verplichting tot elektronische facturatie en digitale rapportage en enkel in staat moeten zijn om een e-factuur te ontvangen van andere ondernemers."

Daaruit volgt: als zelfs KOR-ondernemers moeten kunnen ontvangen, geldt dat voor andere ondernemers ook. Zij moeten immers zelf e-facturen versturen én van hun leveranciers ontvangen.

Bijlage 1 noemt nog een praktisch punt, bij het kasstelsel: leveranciers "zullen afdwingen" dat kleinere afnemers hun e-facturen ontvangen, ook als er btw-technisch geen plicht zou zijn.

Een voorbeeld

Joost is fietsenmaker in Groningen en zit in de KOR, met € 18.000 omzet per jaar. Hij koopt onderdelen in bij een groothandel in Houten, voor ongeveer € 900 per maand.

Nu stuurt de groothandel een pdf per mail. Joost had ook om papier kunnen vragen.
Vanaf 1 juli 2030 moet de groothandel e-facturen sturen. Joost hoeft zelf geen e-facturen te maken, maar hij moet die van de groothandel kunnen ontvangen. Zijn inkoopfacturen moet hij, ook in de KOR, bewaren.

Voor Joost betekent dat: een boekhoudprogramma of app die e-facturen kan inlezen, of een dienst die ze voor hem leesbaar maakt.

Hoe ontvang je een e-factuur?

Een e-factuur is een gestructureerd bestand, meestal in XML (UBL of CII), dat software automatisch kan verwerken. Gangbare routes:

Via Peppol. Je boekhoudpakket of serviceprovider registreert je als ontvanger. Leveranciers vinden je dan op je KVK- of btw-nummer. Zie Wat is Peppol en hoe sluit je aan?.
Via een portaal of koppeling van je leverancier of software.
Als bijlage per mail. Dat kan technisch, maar dan moet je pakket het XML-bestand wel kunnen inlezen.

Welke route straks wettelijk de bedoeling is, is nog niet besloten. EY adviseerde Peppol; het kabinet onderzoekt de infrastructuur nog. Zie Wordt Peppol verplicht?.

Wil je weten of een klant of leverancier al e-facturen ontvangt via Peppol? Zoek het op met de Peppol-zoeker. Heb je een e-factuur ontvangen en wil je zien wat erin staat of of hij klopt? Gebruik de e-factuurvalidator.

Wat je met een ontvangen e-factuur moet doen

Ontvangen is meer dan binnenhalen. Je moet de factuur ook goed bewaren. De Belastingdienst zegt: "U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op." De bewaartermijn is 7 jaar, en 10 jaar voor facturen over onroerende zaken.

Voor een e-factuur betekent dat: bewaar het gestructureerde bestand zelf, niet alleen een afdruk of een pdf-weergave. De meeste boekhoudpakketten doen dat automatisch. Gebruik je een losse app om e-facturen leesbaar te maken, controleer dan of het originele bestand bewaard blijft. Meer in Hoe lang moet je e-facturen bewaren?.

Een tweede punt: controleer wat je ontvangt. Een e-factuur wordt automatisch ingelezen, dus een fout btw-nummer of een verkeerd tarief valt minder snel op dan bij een papieren factuur. Voor aftrek van voorbelasting moet de btw volgens artikel 15 van de Wet OB in rekening zijn gebracht "op een op de voorgeschreven wijze opgemaakte factuur". Een fout op een e-factuur kan je dus geld kosten.

Overheden ontvangen al

Voor de overheid geldt een ontvangstplicht al jaren. Volgens Logius moeten "alle rijksoverheden, gemeenten, provincies, waterschappen en alle andere aanbestedende diensten" sinds 18 april 2019 "facturen in Europees formaat te kunnen ontvangen en verwerken". Dat formaat is EN 16931. Meer in E-factureren aan de Rijksoverheid.

Wat staat vast

Nu is akkoord van de afnemer nodig voor e-facturering (artikel 35b Wet OB).
Onder de ViDA-richtlijn vervalt dat akkoord voor EN 16931-facturen aan ondernemers, vanaf de datum waarop lidstaten de regels toepassen: 1 juli 2030.
Aanbestedende diensten moeten sinds 18 april 2019 EN 16931-facturen kunnen ontvangen.

Wat is nog open

De Nederlandse wettekst. Hoe de ontvangstplicht in de wet komt, is niet bekend. Er is nog geen conceptwetsvoorstel.
Een eventuele eerdere ontvangstdatum. De brief noemt geen ontvangstplicht die eerder ingaat dan 1 juli 2030.
Het netwerk. Moet je via Peppol bereikbaar zijn, of mag elke route? Nog niet besloten.
Kosten voor kleine ontvangers. Of er een gratis ontvangstvoorziening komt, staat nergens.

Wat je nu kunt doen

Vraag je softwareleverancier of je pakket e-facturen kan ontvangen en verwerken.
Kijk of je al als Peppol-ontvanger geregistreerd staat.
Ben je KOR-ondernemer? Lees KOR en e-facturatie: ben je echt vrijgesteld?.

Meld je aan voor de nieuwsbrief om te horen zodra de wettekst over ontvangen bekend is.

Zie je een fout? Meld het ons. efacturatiehub.nl is een onafhankelijke publicatie en is niet verbonden aan de Belastingdienst of de Rijksoverheid. De plannen kunnen nog veranderen; controleer de bronnen en de officiële informatie voordat je een beslissing neemt.