Kernpunten
- Sinds 1 januari 2017 moeten leveranciers bij nieuwe inkoopovereenkomsten met de Rijksoverheid elektronisch factureren. Oudere overeenkomsten vallen er niet onder, maar overstappen mag.
- Een pdf per e-mail is geen e-factuur. De Rijksoverheid wil een gestructureerd bestand dat automatisch verwerkt kan worden.
- Je kunt kiezen uit vier routes: je eigen boekhoudpakket, een Peppol-serviceprovider, een algemeen factuurportaal of het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid.
- Het OIN van de rijksorganisatie en het juiste ordernummer zijn verplicht. Met een KVK-nummer in plaats van het OIN wordt je factuur niet geaccepteerd.
- In 2025 ontving de Rijksoverheid 86% van alle facturen elektronisch, ongeveer de helft via Peppol.
Ja: als je goederen of diensten levert aan een ministerie of een andere rijksorganisatie onder een overeenkomst die op of na 1 januari 2017 is gesloten, moet je een e-factuur sturen. Een pdf per mail voldoet dan niet. Dat is geen nieuwe regel uit de plannen voor 2030, maar een eis die de Rijksoverheid al bijna tien jaar in haar inkoopvoorwaarden zet.
In dit artikel lees je wat er precies verplicht is, welke vier routes je hebt en welke gegevens het vaakst misgaan. Factureer je aan een gemeente of provincie? Daarvoor gelden andere regels, die we uitleggen in Factureren aan gemeenten, provincies en waterschappen.
Wat staat vast
| Datum | Wat er geldt | Bron |
|---|---|---|
| 1 januari 2011 | Alle rijksorganisaties kunnen e-facturen ontvangen en verwerken | Logius |
| 1 januari 2017 | Leveranciers moeten bij nieuwe inkoopovereenkomsten met het Rijk elektronisch factureren | Logius, brochure Rijksoverheid |
| 18 april 2019 | Alle aanbestedende diensten moeten e-facturen volgens de Europese norm EN 16931 kunnen ontvangen | Logius, Staatsblad 2018, 321 |
| 29 augustus 2022 | Het Leveranciersportaal Rijksoverheid is beschikbaar | Logius |
| 20 juni 2023 | DigiInkoop gaat definitief offline | Logius |
| Begin 2024 | Nieuw Rijksoverheid Access Point op Peppol (ROAP) in gebruik | Logius |
De verplichting voor leveranciers komt niet uit een wet, maar uit het contract. De brochure van de Rijksoverheid voor leveranciers zegt het letterlijk: de Rijksoverheid stelt e-factureren verplicht in de inkoopvoorwaarden bij nieuwe overeenkomsten vanaf 1 januari 2017. Leveranciers met een overeenkomst van vóór die datum vallen er niet onder. Zij mogen wel vrijwillig overstappen, in overleg met hun opdrachtgever.
Logius vat het samen: "Voor iedereen die goederen of diensten aan de Rijksoverheid levert is e-factureren verplicht." En ook: facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen. Wil je precies weten waar het verschil zit, lees dan Wat is een e-factuur? Waarom een pdf niet telt.
De vier manieren om een e-factuur te sturen
Ondernemersplein en de Helpdesk e-factureren noemen dezelfde vier routes.
| Route | Geschikt voor | Kosten |
|---|---|---|
| Je eigen boekhoudpakket met Peppol | Iedereen die regelmatig factureert | Afhankelijk van je pakket |
| Een serviceprovider koppelen aan je pakket | Als je pakket zelf niet op Peppol zit | Afhankelijk van de provider |
| Een algemeen factuurportaal | Als je geen boekhoudpakket hebt, of ook aan gemeenten en bedrijven wilt e-factureren | Prijs bepaalt de aanbieder, vaak met gratis variant |
| Het Leveranciersportaal Rijksoverheid | Af en toe een factuur, alleen aan het Rijk | Gratis |
Er is nog een vijfde, technische route: een rechtstreekse koppeling met Digipoort van Logius. Logius noemt die geschikt als je circa meer dan 50 e-facturen per week verstuurt en alles wilt automatiseren. De aansluiting en het gebruik zijn gratis, maar je hebt een PKIoverheid-certificaat nodig en dat kost geld. Logius voegt eraan toe dat de Rijksoverheid een aansluiting op Peppol heeft "en wil op die manier facturen ontvangen".
Twijfel je welke route bij jou past? Het Leveranciersportaal is de makkelijkste start voor een zzp'er met een paar opdrachten per jaar. Werk je met een boekhoudpakket dat Peppol ondersteunt, dan verstuur je de factuur gewoon vanuit je pakket. Hoe je controleert of jouw pakket dat kan, lees je in Ondersteunt je boekhoudpakket Peppol? Zo controleer je het.
Wat moet er op een e-factuur aan het Rijk staan?
Een e-factuur aan het Rijk bevat dezelfde gegevens als elke btw-factuur. Daarbovenop zijn er een paar velden waar het in de praktijk vaak misgaat. De Helpdesk e-factureren noemt ze in het factuurvoorbeeld:
- Het OIN van de rijksorganisatie. Dit is een nummer van 20 cijfers. Het staat in de opdrachtbrief. Een KVK-nummer in plaats van het OIN wordt niet geaccepteerd. Meer hierover in Het OIN op je factuur aan de overheid.
- Het ordernummer. Soms heet het inkoopordernummer, verplichtingennummer of middelenbestedingsnummer. Neem het precies over. Een spatie, een punt of het woord "ordernummer" ervoor kan ervoor zorgen dat je factuur wordt geweigerd of later wordt betaald. Een factuur gaat altijd over één inkoopopdracht.
- Je btw-identificatienummer. Ben je zzp'er, gebruik dan je btw-id (beginnend met NL), niet je omzetbelastingnummer.
- Het btw-tarief. In het Leveranciersportaal kies je 0%, 9%, 21% of BTW VERLEGD.
- Je KVK-nummer. Buitenlandse leveranciers zonder KVK-nummer gebruiken een DUNS-nummer.
Een pdf hoef je niet als bijlage mee te sturen, tenzij de opdrachtbrief daarom vraagt. Via Peppol kun je maximaal 9 bijlagen meesturen van samen 20 MB.
Voorbeeld
Sanne is zelfstandig adviseur in Utrecht. Ze doet een klus voor een directie van een ministerie: 32 uur tegen € 125. Haar factuur:
| Regel | Bedrag |
|---|---|
| 32 uur advies à € 125 | € 4.000,00 |
| Btw 21% | € 840,00 |
| Totaal | € 4.840,00 |
Ze zet het OIN uit haar opdrachtbrief bij de klantgegevens in haar boekhoudpakket en neemt het ordernummer exact over. Haar pakket verstuurt de factuur via Peppol. Had ze geen pakket met Peppol gehad, dan had ze dezelfde gegevens in het Leveranciersportaal kunnen invullen.
Wil je vooraf controleren of je factuur alle verplichte velden bevat? Gebruik de factuurcheck. Heb je al een XML-bestand, haal het dan door de e-factuur-validator.
Welke standaard gebruikt het Rijk?
Sinds 18 april 2019 moeten alle aanbestedende diensten e-facturen volgens de Europese norm EN 16931 kunnen ontvangen. Voor Nederlandse access points schrijft de Nederlandse Peppolautoriteit Peppol BIS Billing 3.0 en SI-UBL 2.0 voor. SI-UBL 2.0 is de uitwerking van NLCIUS, de Nederlandse invulling van de Europese norm. Logius beheert daarnaast de Handreiking Basisfactuur Rijk, waarin staat wat je moet invullen. De verschillen tussen deze formaten lees je in UBL, SI-UBL en NLCIUS uitgelegd.
Hoeveel gebeurt er al elektronisch?
Volgens een bericht op peppol.nl ontving de Rijksoverheid in 2025 86% van alle facturen elektronisch, waarvan ongeveer de helft via het Peppol-netwerk. Daarnaast verliepen ruim 216.000 elektronische bestellingen, waarvan 22% via Peppol, en ruim 231.000 elektronische tijdkaarten. Hoe de Peppol-adoptie in Nederland verder groeit, volgen we in de Peppol-tracker.
Wat is nog open
Op 11 september 2026 stuurde het kabinet de contourenbrief naar de Tweede Kamer (Kamerstuk 31066, nr. 1576). Daarin staat het kabinetsvoornemen om e-facturatie tussen bedrijven verplicht te maken per 1 juli 2030 en digitale rapportage van binnenlandse facturen per 1 juli 2031. Dat is nog geen wet: er is nog geen wetsvoorstel ingediend.
Over facturen aan de overheid zegt de brief niets nieuws. Wel noemt de brief Peppol als het netwerk "dat reeds in Nederland verplicht gebruikt wordt voor (met name) facturatie van bedrijven naar de rijksoverheid". Of Peppol ook voor alle bedrijven het voorgeschreven netwerk wordt, heeft het kabinet nog niet besloten. Dat leggen we uit in Wordt Peppol verplicht?. De volledige planning staat op de tijdlijn.
Voor jou als leverancier van het Rijk betekent dat: wat nu geldt, blijft gelden. Als je nu al e-factureert aan een ministerie, heb je een flink deel van het werk voor 2030 al gedaan.
Wil je weten wanneer het wetsvoorstel in consultatie gaat? Schrijf je in voor de nieuwsbrief.
Veelgestelde vragen
Moet ik een e-factuur sturen naar de Rijksoverheid?
Ja, als je inkoopovereenkomst met de Rijksoverheid op of na 1 januari 2017 is gesloten. De verplichting staat in de inkoopvoorwaarden. Voor oudere overeenkomsten geldt de plicht niet, maar je mag in overleg met je opdrachtgever overstappen.
Telt een pdf-factuur per e-mail als e-factuur?
Nee. Logius en Ondernemersplein zeggen allebei dat een pdf geen e-factuur is. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat de ontvanger automatisch kan verwerken.
Wat is de snelste manier om af en toe een e-factuur aan een ministerie te sturen?
Als je pakket geen e-facturen kan maken en je maar af en toe aan het Rijk factureert, is het gratis Leveranciersportaal van de Rijksoverheid de eenvoudigste route. Je typt de factuur daar in en het portaal verstuurt hem als e-factuur.
Waar vind ik het OIN van mijn opdrachtgever?
Het OIN staat in de opdrachtbrief. Staat het er niet in, vraag het dan aan je contactpersoon of zoek het op via de pagina Rijksonderdeel zoeken van de Helpdesk e-factureren of in de Peppol Directory.
Hoe snel betaalt de Rijksoverheid een e-factuur?
De Helpdesk e-factureren noemt een betalingstermijn van 30 dagen. Is je factuur na 30 dagen niet betaald, neem dan contact op met je opdrachtgever of de financiële administratie.
Zie je een fout? Meld het ons. efacturatiehub.nl is een onafhankelijke publicatie en is niet verbonden aan de Belastingdienst of de Rijksoverheid. De plannen kunnen nog veranderen; controleer de bronnen en de officiële informatie voordat je een beslissing neemt.