Hoe lang moet je e-facturen bewaren?

Je bewaart e-facturen 7 jaar, net als papieren facturen. Facturen en andere gegevens over onroerende zaken bewaar je 10 jaar. Belangrijk bij e-facturen: je bewaart ze in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen. Bij een e-factuur is dat het digitale bestand zelf, niet een afdruk.

De bewaarplicht verandert niet door de plannen voor verplichte e-facturatie. Wel wordt de vraag "wat bewaar ik precies?" belangrijker als al je facturen als XML-bestanden binnenkomen.

De termijnen

Wat	Termijn	Basis
Administratie en facturen algemeen	7 jaar	artikel 52 lid 4 AWR
Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop	10 jaar (Belastingdienst)	artikel 34a Wet OB 1968
Leveringen onder de Unieregeling of Invoerregeling (OSS)	10 jaar	Belastingdienst

De wet zegt het in artikel 52 lid 4 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen zo: administratieplichtigen moeten de gegevensdragers "gedurende zeven jaar te bewaren". Voor onroerende zaken staat in artikel 34a Wet OB 1968 een termijn van "negen jaren, volgende op het jaar waarin hij het goed is gaan gebruiken". De Belastingdienst vat dat samen als 10 jaar.

Wanneer begint de termijn?

Niet automatisch op de factuurdatum. De Belastingdienst schrijft: "Zolang gegevens actueel blijven, horen zij bij de administratie. Vervalt de actualiteitswaarde? Dan begint de bewaartermijn."

Het voorbeeld van de Belastingdienst: een leasecontract dat 4 jaar loopt, bewaar je die 4 jaar in je administratie. Pas daarna begint de termijn van 7 jaar. In totaal bewaar je het dus 11 jaar.

Een voorbeeld met een factuur: een timmerbedrijf in Assen krijgt in maart 2027 een e-factuur van € 3.630 voor een nieuwe zaagmachine. De machine wordt vanaf dat jaar gebruikt. De factuur hoort bij de administratie van 2027. Ga uit van bewaren tot en met minimaal 2034, en langer als de factuur nog actueel is, bijvoorbeeld voor afschrijving.

In welke vorm bewaar je?

De Belastingdienst is daar duidelijk over: "U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op."

Artikel 35c Wet OB 1968 voegt eraan toe: "Ingeval facturen elektronisch worden opgeslagen, worden de gegevens die de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud waarborgen, eveneens opgeslagen."

Wat betekent dat bij een e-factuur? Een e-factuur is een gestructureerd bestand, meestal UBL in XML. Je boekhoudpakket maakt er vaak een leesbare weergave van. Praktisch advies:

• Bewaar het XML-bestand zelf, want dat is de vorm waarin je de factuur ontving.
• Bewaar ook bijlagen die in het bestand zitten, zoals een meegestuurde pdf of urenstaat.
• Bewaar wat de herkomst aantoont, bijvoorbeeld de verzendgegevens of het logbestand van je serviceprovider, als je pakket die vastlegt.
• Een pdf-weergave alleen is niet genoeg als je het XML-bestand weggooit.

Dit geldt net zo voor verkoopfacturen: artikel 35c zegt dat je "kopieën" van je uitgereikte facturen bewaart.

Echtheid, inhoud en leesbaarheid

Artikel 35b lid 2 eist dat "de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud, en de leesbaarheid van de factuur" gewaarborgd zijn "tot het einde van de bewaartermijn". Je bepaalt zelf hoe. Elke bedrijfscontrole die "een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie" oplevert, is goed.

Leesbaarheid na 7 jaar is een reëel punt. Stap je van boekhoudpakket over, zorg dan dat je de e-facturen en de bijbehorende gegevens meeneemt of exporteert. Een cloudpakket opzeggen zonder export kan betekenen dat je je administratie kwijt bent.

Scannen van papieren facturen en bonnen

Papieren facturen en bonnetjes mag je scannen en digitaal bewaren, als het een juiste en volledige weergave van het origineel is en de echtheidskenmerken worden opgeslagen. Dan hoef je het origineel niet te bewaren. De Belastingdienst verwijst daarvoor naar de brochure 'Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht'.

Kortere termijnen afspreken

Je kunt met de Belastingdienst afspraken maken over kortere termijnen voor sommige gegevens. Maar de basisgegevens, zoals debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie en grootboek, moet je altijd 7 jaar bewaren.

Wat staat vast en wat is open

Wat staat vast:

• 7 jaar, en 10 jaar voor onroerende zaken en OSS-leveringen.
• Bewaren in de vorm waarin je verstuurde of ontving.
• Het kabinet wil vanaf 1 juli 2030 een e-factuurplicht tussen ondernemers en vanaf 1 juli 2031 digitale rapportage. Dat is een voornemen, nog geen wet.

Wat is nog open:

• Of de nieuwe wet iets toevoegt aan de bewaarregels voor e-facturen. In de contourenbrief staat daar niets over.
• Welk netwerk wordt gebruikt en welke verzendgegevens daarbij horen.

Verwar het niet met de tien jaar van de Belastingdienst

In de contourenbrief staat dat er "een beperkte bewaartermijn" komt "van tien jaar". Dat gaat over hoe lang de Belastingdienst de gerapporteerde factuurgegevens bewaart, als privacywaarborg. In een voetnoot staat dat "de nationale bewaartermijn voor de omzetbelasting" nu 12 jaar is. Ook dat is de termijn van de Belastingdienst, niet die van jou. Jouw eigen bewaarplicht blijft 7 of 10 jaar.

Checklist

1. Slaat je pakket e-facturen op als origineel bestand?
2. Kun je alle facturen van de afgelopen 7 jaar exporteren?
3. Is er een back-up buiten het pakket?
4. Zijn facturen over panden of grond apart gemarkeerd voor 10 jaar?
5. Weet je administratiekantoor hoe het bij jou geregeld is? Zie wat e-facturatie betekent voor administratiekantoren.

Wil je weten of je administratie klaar is voor e-facturen? Doe de gereedheidsscan. Lees ook wat is een e-factuur? en UBL, SI-UBL en NLCIUS uitgelegd.