Kernpunten
- Voor een vooruitbetaling door een ondernemer of rechtspersoon moet je een factuur uitreiken (art. 34c, lid 1, d en e Wet OB).
- Die factuur moet er zijn vóór het moment dat het voorschot opeisbaar is (art. 34g). De btw is uiterlijk verschuldigd als je het geld ontvangt.
- Op de eindfactuur breng je alleen het restant en de resterende btw in rekening.
- Voor een vooruitbetaling op een intracommunautaire levering hoeft nu geen factuur. Voor diensten en leveringen met btw verlegd geldt vanaf 1 juli 2030 volgens ViDA een termijn van 10 dagen na ontvangst.
- In een e-factuur volgens Peppol BIS bestaat een aparte code voor een voorschotfactuur (386) en een veld voor het al betaalde bedrag (BT-113).
Vraag je een zakelijke klant om een voorschot, dan moet je daarvoor een factuur met btw uitreiken voordat het voorschot betaald moet worden. Op de eindfactuur reken je alleen het restant af. Dat staat in de artikelen 34c en 34g van de Wet op de omzetbelasting. Een voorschotfactuur is voor de btw dus een echte factuur, met alle gevolgen.
Na de invoering van e-facturatie verandert dat principe niet. Wel moet de voorschotfactuur dan een e-factuur zijn, net als elke andere factuur aan een zakelijke klant.
Wat staat vast
De regels
| Artikel Wet OB | Wat het zegt |
|---|---|
| 34c, lid 1, d | Factuur verplicht voor vooruitbetalingen vóór goederenleveringen aan ondernemers en rechtspersonen, en vóór afstandsverkopen |
| 34c, lid 1, e | Factuur verplicht voor vooruitbetalingen door een ondernemer of rechtspersoon vóór een dienst |
| 34g | Bij vooruitbetalingen moet de factuur "telkens worden uitgereikt vóór het tijdstip van de opeisbaarheid daarvan" |
| 35a, lid 1, g | Op de factuur: de datum van de vooruitbetaling, als die vaststaat en afwijkt van de factuurdatum |
| 13, lid 2 | De btw is uiterlijk verschuldigd op het moment dat de vergoeding geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen |
De Belastingdienst vat het samen: "Als u voorschotnota's verstuurt, brengt u daarin ook de btw in rekening en vermeldt u het btw-bedrag. Op de definitieve factuur (...) brengt u het restant dat uw klant moet betalen in rekening en vermeldt u ook het resterende btw-bedrag."
Uitzondering: intracommunautaire leveringen
Voor een vooruitbetaling op een intracommunautaire levering van goederen hoeft volgens de Belastingdienst geen factuur te worden uitgereikt. Je factureert dan pas bij de levering zelf. Artikel 34c, lid 1, d noemt alleen leveringen onder onderdeel a en b, en de intracommunautaire levering valt onder onderdeel c.
Voorbeeld: een verbouwing in termijnen
Een aannemer in Amersfoort verbouwt een kantoorpand voor een bv. De aanneemsom is € 30.000 exclusief btw. Ze spreken drie termijnen af: 40% bij de start, 40% halverwege en 20% bij oplevering.
| Factuur | Grondslag | Btw 21% | Totaal | Uiterlijk uitreiken |
|---|---|---|---|---|
| Termijn 1, start | € 12.000 | € 2.520 | € 14.520 | Vóór de betaaldatum van termijn 1 |
| Termijn 2, halverwege | € 12.000 | € 2.520 | € 14.520 | Vóór de betaaldatum van termijn 2 |
| Eindfactuur | € 6.000 | € 1.260 | € 7.260 | Uiterlijk de 15e van de maand na oplevering |
| Totaal | € 30.000 | € 6.300 | € 36.300 |
Elke termijnfactuur is een gewone factuur met een eigen nummer, de btw erop en de datum van de vooruitbetaling. De eindfactuur vermeldt het totaal, trekt de twee termijnen af en brengt € 7.260 in rekening.
Gaat het om onderaanneming in de bouw, dan is de btw meestal verlegd. Dan staat er op de termijnfacturen geen btw maar "btw verlegd". Zie Btw verlegd op een e-factuur.
Een voorschot als e-factuur
In Peppol BIS Billing 3.0 heeft een voorschotfactuur een eigen documentcode: 386, "Prepayment invoice". De gewone factuur heeft code 380, "Commercial invoice". Welke code jouw pakket voor een termijnfactuur gebruikt, verschilt. Spreek met grote klanten af welke code hun systeem verwacht.
Voor de eindfactuur is vooral het veld "PrepaidAmount" (BT-113) belangrijk: "the sum of amounts which have been paid in advance". Vul je daar de betaalde voorschotten in, dan klopt het te betalen bedrag automatisch met het totaal min de voorschotten. Doe je dat niet en zet je de voorschotten als negatieve regels op de factuur, dan moet je zorgen dat de btw per tarief nog steeds klopt.
Twijfel je of je eindfactuur technisch klopt? Haal het XML-bestand door de e-factuur-validator.
Veelgemaakte fouten
| Fout | Gevolg |
|---|---|
| Voorschot vragen per mail zonder factuur | Je voldoet niet aan de factuurplicht van artikel 34c |
| Voorschotfactuur zonder btw | De btw is toch verschuldigd zodra je het geld ontvangt (art. 13, lid 2) |
| Eindfactuur over het hele bedrag, zonder de voorschotten af te trekken | Je brengt de btw op de voorschotten twee keer in rekening |
| Voorschotfactuur na de betaaldatum | Te laat volgens artikel 34g |
| Eindfactuur zonder verwijzing naar de voorschotfacturen | Je klant kan de bedragen moeilijk aansluiten |
Wanneer is de btw verschuldigd?
Voor de aannemer uit het voorbeeld is de btw over termijn 1 uiterlijk verschuldigd op het moment dat hij de € 14.520 ontvangt, ook als de verbouwing dan nog niet begonnen is. Hij geeft die € 2.520 aan in de aangifte over de periode waarin hij de factuur uitreikt of het geld ontvangt, afhankelijk van wat eerder is.
Wat verandert er vanaf 2030?
Grensoverschrijdend: 10 dagen
De EU-richtlijn ViDA wijzigt per 1 juli 2030 artikel 222 van de btw-richtlijn: "In het geval van een vooruitbetaling voorafgaand aan goederenleveringen of diensten waarvoor de btw (...) door de afnemer verschuldigd is, wordt uiterlijk tien dagen na ontvangst van de vooruitbetaling een factuur uitgereikt."
Factureer je bijvoorbeeld een voorschot voor adviesdiensten aan een bedrijf in Gent, met btw verlegd, dan moet je die factuur na 1 juli 2030 binnen 10 dagen na ontvangst van het voorschot uitreiken, als e-factuur. Zie Intracommunautaire leveringen en e-facturatie vanaf 2030.
Binnenlands
Het kabinet wil dat alle ondernemers vanaf 1 juli 2030 binnenlandse e-facturen sturen aan andere bedrijven. Dat is een kabinetsvoornemen (Kamerstuk 31066, nr. 1576), nog geen wet. Omdat een voorschotfactuur voor de btw een factuur is, ligt het voor de hand dat die er ook onder valt. De precieze tekst moet nog in het wetsvoorstel komen.
Wat is nog open
- Vooruitbetaling bij intracommunautaire levering. Of de huidige Nederlandse regel blijft dat daarvoor geen factuur nodig is, staat niet in de contourenbrief of de richtlijntekst die we lazen.
- Termijn voor binnenlandse voorschotfacturen. De regel "vóór opeisbaarheid" staat nu in artikel 34g. Of die verandert, is niet bekend.
- Rapportage. Vanaf 1 juli 2031 wil het kabinet dat je gegevens uit binnenlandse e-facturen rapporteert. Hoe voorschotten en eindafrekeningen daarin worden verwerkt, is nog niet uitgewerkt.
Lees ook Factuurvereisten: wat moet er op een factuur staan? en E-facturatie voor het mkb: wat je nu al kunt doen.
Veelgestelde vragen
Moet ik btw rekenen over een voorschot?
Ja. De Belastingdienst zegt dat je in een voorschotnota de btw in rekening brengt en het btw-bedrag vermeldt. De btw is uiterlijk verschuldigd op het moment dat je de betaling ontvangt.
Wanneer moet ik een voorschotfactuur sturen?
Vóór het moment dat het voorschot opeisbaar is, dus voordat je klant moet betalen. Dat staat in artikel 34g Wet OB. Voor gewone facturen geldt de 15e van de maand na de levering, maar bij vooruitbetalingen dus eerder.
Wat zet ik op de eindfactuur na een voorschot?
Het totaal van de levering of dienst, het voorschot dat al gefactureerd en betaald is, en het restant met de resterende btw. In een e-factuur zet je het betaalde voorschot in het veld voor het vooruitbetaalde bedrag, zodat het te betalen bedrag klopt.
Moet ik een factuur sturen voor een voorschot van een klant in een ander EU-land?
Bij een intracommunautaire levering van goederen hoeft dat nu niet, zegt de Belastingdienst. Bij diensten en leveringen waarvoor je klant de btw verschuldigd is, schrijft de EU-richtlijn ViDA vanaf 1 juli 2030 een factuur voor uiterlijk 10 dagen na ontvangst van de vooruitbetaling.
Zie je een fout? Meld het ons. efacturatiehub.nl is een onafhankelijke publicatie en is niet verbonden aan de Belastingdienst of de Rijksoverheid. De plannen kunnen nog veranderen; controleer de bronnen en de officiële informatie voordat je een beslissing neemt.