Kernpunten
- Het Leveranciersportaal Rijksoverheid is een gratis, beveiligde website om e-facturen te sturen. Het is beschikbaar sinds 29 augustus 2022.
- Gebruik het als je af en toe aan het Rijk factureert en je boekhoudpakket geen e-facturen kan versturen. Voor gemeenten en bedrijven werkt het niet.
- Voor een account heb je je KVK-nummer, je btw-gegevens en je bankgegevens nodig. Per KVK-nummer kun je één account aanmaken.
- Een verstuurde factuur kun je niet wijzigen. Je crediteert hem dan volledig en maakt een nieuwe.
- Voor de verplichting tussen bedrijven die het kabinet per 1 juli 2030 wil invoeren, helpt het portaal je niet: het levert alleen aan de Rijksoverheid.
Gebruik het Leveranciersportaal Rijksoverheid als je af en toe een factuur stuurt aan een ministerie of andere rijksorganisatie en je boekhoudpakket zelf geen e-facturen kan versturen. Het portaal is gratis. Je typt de factuur in en het portaal maakt er een e-factuur van. Stuur je vaak facturen aan het Rijk, dan is het volgens de Helpdesk e-factureren handiger om vanuit je eigen pakket te e-factureren.
Waarom heb je zo'n portaal nodig? Omdat het Rijk sinds 2017 bij nieuwe overeenkomsten een e-factuur eist en een pdf daarvoor niet telt. Lees de achtergrond in E-factureren aan de Rijksoverheid: de regels sinds 2017.
Wat staat vast
- Het Leveranciersportaal is een beveiligde website waarmee je kunt e-factureren. Het adres is leveranciersportaal.rijksinkopen.nl.
- Logius meldt dat je er sinds 29 augustus 2022 e-facturen mee kunt sturen. Het portaal verving DigiInkoop, dat in juni 2023 offline ging.
- Je kunt het alleen gebruiken voor facturen aan de Rijksoverheid.
- Er zijn kosten noch abonnementen.
Wanneer wel, wanneer niet?
| Jouw situatie | Beste route |
|---|---|
| Twee of drie facturen per jaar aan een ministerie, pakket zonder e-factuur | Leveranciersportaal |
| Elke maand facturen aan het Rijk | Je boekhoudpakket met Peppol |
| Facturen aan het Rijk én aan gemeenten of bedrijven | Algemeen factuurportaal of pakket met Peppol |
| Meer dan circa 50 e-facturen per week aan de overheid | Directe koppeling met Digipoort of Peppol |
| De opdrachtgever bestelde via het portaal (e-order) | Leveranciersportaal |
De Helpdesk e-factureren publiceert een lijst met algemene factuurportalen die volgens een zelftest van RVO voldoen aan de factuureisen van het Rijk. RVO zegt er wel bij dat een vermelding geen kwaliteitsoordeel is.
Een account aanmaken
Volgens de Helpdesk e-factureren heb je nodig:
- Je KVK-nummer. Buitenlandse bedrijven gebruiken een DUNS-nummer.
- Je btw-gegevens. Heb je een eenmanszaak of ben je zzp'er, gebruik dan je btw-identificatienummer (btw-id), niet je omzetbelastingnummer.
- Je bankgegevens, voor de betaling.
Daarna ga je zo te werk:
- Ga naar leveranciersportaal.rijksinkopen.nl en zoek je bedrijf op naam of KVK-nummer.
- Vul de gegevens van de contactpersoon in en klik op 'Doorgaan'.
- Je krijgt een e-mail met een activatielink. Die is 48 uur geldig. Kijk ook in je spamfolder.
- Kies een wachtwoord en log in. Bij elke inlog krijg je een beveiligingscode per mail.
Per KVK-nummer kun je één account aanmaken. Daarin kun je wel meer gebruikers toevoegen, bijvoorbeeld je boekhouder. Je e-mailadres is je gebruikersnaam, dus kies een adres dat je blijft gebruiken.
Een e-factuur maken
- Klik op 'Nieuwe factuur maken'.
- Kies bij 'Aan' de rijksorganisatie. Je kunt zoeken op naam of op OIN. Het OIN wordt dan automatisch gekoppeld. Meer over dit nummer in Het OIN op je factuur aan de overheid.
- Vul het ordernummer uit je opdrachtbrief in, precies zoals het daar staat. Sommige ministeries gebruiken leestekens in hun ordernummer. Neem die over, maar voeg niets toe.
- Kies het btw-tarief: 0%, 9%, 21% of BTW VERLEGD. Is je dienst vrijgesteld, kies dan 0% en zet 'BTW VRIJGESTELD' in de omschrijving.
- Klik op 'Voorbeeld bekijken' en daarna op 'Factuur verzenden'.
Een concept opslaan kan niet. Bijlagen mogen samen maximaal 14 MB zijn.
Voorbeeld
Ahmed is fotograaf in Rotterdam. Hij maakt portretten voor een jaarverslag van een rijksdienst. Twee dagen werk à € 650 plus € 300 nabewerking:
| Regel | Bedrag |
|---|---|
| 2 dagen fotografie à € 650 | € 1.300,00 |
| Nabewerking | € 300,00 |
| Btw 21% over € 1.600 | € 336,00 |
| Totaal | € 1.936,00 |
Zijn factuurprogramma maakt alleen pdf's. Omdat hij één keer per jaar voor het Rijk werkt, gebruikt hij het Leveranciersportaal. Hij kiest de rijksdienst op naam, plakt het ordernummer uit de opdrachtbrief erin en verstuurt de factuur.
Na het versturen
In het tabblad 'Facturen' zie je de status.
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Afgeleverd | De e-factuur is goed aangekomen. De status verandert niet meer. |
| Aflevering mislukt | De factuur is niet goed aangekomen. Je krijgt een e-mail met uitleg. |
De Rijksoverheid heeft een betalingstermijn van 30 dagen. Is je factuur daarna niet betaald, neem dan contact op met je opdrachtgever. De Helpdesk e-factureren kan de betaalstatus niet zien.
Een fout herstellen
Een verstuurde e-factuur kun je niet meer wijzigen. De Helpdesk e-factureren geeft deze stappen:
- Crediteer de verstuurde factuur volledig. Dat kan alleen als de factuur in het portaal is gemaakt, nog niet eerder is gecrediteerd en de status 'Afgeleverd' heeft.
- Vul bij 'Aantal' een negatief getal in en geef de creditfactuur een nieuw, uniek nummer.
- Schrijf de reden van de creditering in 'Opmerkingen' of 'Omschrijving'.
- Maak daarna een nieuwe, correcte factuur.
Gedeeltelijk crediteren kan niet. Hoe creditfacturen in het algemeen werken bij e-facturatie, lees je in Creditfacturen en correcties bij e-facturatie.
Problemen die vaak voorkomen
De Helpdesk e-factureren noemt een paar meldingen die leveranciers vaak tegenkomen:
- Btw-nummer niet goedgekeurd. Vul het nummer in zonder punten of spaties, bijvoorbeeld NL123456789B01. Ben je zzp'er of heb je een eenmanszaak, gebruik dan je btw-id en niet je omzetbelastingnummer.
- Melding over het factuurnummer. Een factuurnummer kun je in het portaal maar één keer gebruiken. Kies een nieuw, uniek nummer en verstuur opnieuw.
- Foutcode 403. Dat komt door instellingen of beveiligingssoftware op je computer. Wis de browsergeschiedenis, start de browser opnieuw of probeer een andere browser.
- Geen KVK- of DUNS-nummer. Dan kun je geen e-factuur sturen via het portaal. Neem contact op met je opdrachtgever. Die legt uit hoe je de factuur of kwitantie dan aanlevert.
- Geen e-mail met inlogcode. Kijk in je spamfolder. Het kan tot een minuut duren voordat de code binnen is.
Wat is nog open
Het kabinet wil dat alle ondernemers per 1 juli 2030 e-facturen sturen aan andere bedrijven. Dat is een kabinetsvoornemen uit de contourenbrief van 11 september 2026 (Kamerstuk 31066, nr. 1576), nog geen wet.
Voor die plicht is het Leveranciersportaal geen oplossing, want het levert alleen aan het Rijk. Werk je ook voor bedrijven, dan heb je voor 2030 een pakket of portaal nodig dat e-facturen naar iedereen kan sturen. Welk netwerk dat wordt, heeft het kabinet nog niet besloten. Lees Je factuurprogramma maakt geen e-factuur: wat nu? voor de opties, en check met Val ik onder de verplichting? of de plannen voor jou gelden.
Of het Leveranciersportaal na 2030 blijft bestaan of verandert, is niet bekendgemaakt. We houden het bij in de nieuwsbrief.
Veelgestelde vragen
Is het Leveranciersportaal Rijksoverheid gratis?
Ja. Je hebt alleen een account nodig. Je maakt dat aan op leveranciersportaal.rijksinkopen.nl met je KVK-nummer, btw-gegevens en bankgegevens.
Kan ik via het Leveranciersportaal ook factureren aan een gemeente?
Nee. Het Leveranciersportaal is alleen voor e-facturen aan de Rijksoverheid. Voor gemeenten, waterschappen en bedrijven heb je een algemeen factuurportaal, een serviceprovider of een boekhoudpakket met Peppol nodig.
Hoe pas ik een factuur aan die ik al heb verstuurd in het Leveranciersportaal?
Dat kan niet. Je crediteert de verstuurde factuur volledig, met een negatief aantal en een nieuw uniek factuurnummer, en maakt daarna een nieuwe factuur. Een gedeeltelijke creditering is in het portaal niet mogelijk.
Ik ben zzp'er. Welk btw-nummer vul ik in?
Je btw-identificatienummer, dat begint met NL, bijvoorbeeld NL123456789B01. Niet je omzetbelastingnummer. Vul het in zonder punten of spaties.
Kan ik een factuur als concept opslaan?
Nee. Volgens de Helpdesk e-factureren kun je in het Leveranciersportaal geen e-factuur als concept opslaan. Controleer de factuur met 'Voorbeeld bekijken' en verstuur hem daarna.
Zie je een fout? Meld het ons. efacturatiehub.nl is een onafhankelijke publicatie en is niet verbonden aan de Belastingdienst of de Rijksoverheid. De plannen kunnen nog veranderen; controleer de bronnen en de officiële informatie voordat je een beslissing neemt.