Kernpunten
- Sinds 18 april 2019 moeten alle aanbestedende diensten, dus ook gemeenten, provincies en waterschappen, e-facturen volgens EN 16931 kunnen ontvangen en verwerken.
- De wettelijke ontvangstplicht in artikel 6 Aanbestedingsbesluit geldt voor opdrachten boven de Europese drempels. In de praktijk ontvangen de meeste overheden alle e-facturen.
- Er is geen wet die jou verplicht om een e-factuur naar een gemeente te sturen. Een gemeente kan het wel in het contract eisen.
- Volgens de Nederlandse Peppolautoriteit is het OIN de verplichte Peppol-ID voor het Rijk, provincies en gemeenten.
- Het Leveranciersportaal Rijksoverheid werkt niet voor gemeenten. Gebruik je pakket, een serviceprovider of een algemeen factuurportaal.
Gemeenten, provincies en waterschappen moeten e-facturen kunnen ontvangen, maar jij bent als leverancier niet wettelijk verplicht om ze te sturen, tenzij het in je contract staat. Dat is het grote verschil met de Rijksoverheid, waar e-factureren sinds 2017 standaard in de inkoopvoorwaarden staat. Ondernemersplein formuleert het voorzichtig: decentrale overheden "eisen soms" een e-factuur.
Hieronder lees je waar die regels vandaan komen, wanneer een gemeente je e-factuur niet mag weigeren en hoe je hem verstuurt.
Wat staat vast
De ontvangstplicht sinds 18 april 2019
De Europese richtlijn 2014/55/EU over e-facturatie bij overheidsopdrachten is in Nederland omgezet in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Artikel 6 van het Aanbestedingsbesluit zegt:
"Aanbestedende diensten en speciale-sectorbedrijven ontvangen en verwerken elektronische facturen die worden opgesteld ter uitvoering van overeenkomsten waarop deel 2, deel 2a of deel 3 van de wet van toepassing is en die voldoen aan de Europese norm voor elektronische facturering en aan syntaxen die zijn opgenomen in de Europese lijst van syntaxen."
Dat artikel geldt sinds 18 april 2019 (Staatsblad 2018, 321). Deel 2, 2a en 3 van de Aanbestedingswet gaan over opdrachten en concessies boven de Europese drempelbedragen en over de speciale sectoren. De nota van toelichting zegt het ook zo: het gaat om "facturatie van overheidsopdrachten en concessieopdrachten boven de geldende Europese drempelbedragen".
Logius vat het samen: alle rijksoverheden, gemeenten, provincies, waterschappen en alle andere aanbestedende diensten moeten sinds 18 april 2019 facturen in Europees formaat kunnen ontvangen en verwerken.
Geen uitstel voor decentrale overheden
De Europese richtlijn liet lidstaten toe om gemeenten en provincies later te laten beginnen, tot 30 maanden na publicatie van de norm. Nederland heeft daar geen gebruik van gemaakt. Volgens de nota van toelichting gold de plicht voor alle aanbestedende diensten na 18 maanden.
Geen zendplicht voor leveranciers
De nota van toelichting is daar duidelijk over: "Het indienen van e-facturen kan door aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven ook verplicht gesteld worden. Dit volgt echter niet uit dit besluit." Een gemeente die het wil, moet het zelf regelen, "bijvoorbeeld door deze eis specifiek op te nemen in te sluiten overeenkomsten met leveranciers".
Weigeren mag niet
Voor opdrachten boven de drempels mogen aanbestedende diensten sinds de invoering "geen e-facturen meer weigeren" die voldoen aan de Europese norm. Dat geldt volgens de toelichting voor nieuwe en bestaande overeenkomsten boven de drempelwaarden. Er is één uitzondering: geheim verklaarde opdrachten en opdrachten met speciale beveiligingsmaatregelen op defensie- en veiligheidsgebied.
Overzicht: wie moet wat?
| Situatie | Moet de overheid ontvangen? | Moet jij een e-factuur sturen? |
|---|---|---|
| Opdracht van een ministerie, overeenkomst vanaf 2017 | Ja | Ja, via de inkoopvoorwaarden |
| Europese aanbesteding van een gemeente | Ja, wettelijk (art. 6 Aanbestedingsbesluit) | Alleen als het contract dat eist |
| Kleine opdracht van een gemeente onder de drempels | Niet op grond van art. 6, wel vaak in de praktijk | Alleen als het contract dat eist |
| Opdracht van een waterschap of provincie | Zelfde als bij een gemeente | Alleen als het contract dat eist |
Logius schrijft dat alle onderdelen van de Rijksoverheid e-facturen kunnen ontvangen "en de meeste van de overige overheden ook". Ook als het niet in je contract staat, kun je dus bijna altijd een e-factuur sturen. Voor de gemeente scheelt het overtypen, en voor jou is de kans op fouten in het ordernummer kleiner.
Zo stuur je een e-factuur naar een gemeente
Het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid valt af: dat is alleen voor facturen aan het Rijk. De Helpdesk e-factureren wijst voor gemeenten en waterschappen op algemene factuurportalen. Die kun je ook gebruiken voor je zakelijke klanten. Verder kun je factureren vanuit je boekhoudpakket als dat op Peppol zit, of een serviceprovider koppelen. Hoe je controleert of jouw pakket dat kan, lees je in Ondersteunt je boekhoudpakket Peppol? Zo controleer je het.
Gebruik je Peppol, dan heb je het juiste adres van de gemeente nodig. De Nederlandse Peppolautoriteit schrijft: "Het OIN is verplicht voor rijksoverheden, provincies en gemeenten." Waterschappen staan niet in die zin. Bij andere organisaties kan gekozen worden voor een ID op basis van het KVK- of btw-nummer. Vraag bij een waterschap dus na welk ID je moet gebruiken. Hoe je zoekt of een overheid op Peppol staat, leggen we uit in Het OIN op je factuur aan de overheid. Je kunt ook direct zoeken met onze Peppol-zoeker.
Voorbeeld
Kees heeft een hoveniersbedrijf in Assen. Hij onderhoudt voor de gemeente drie plantsoenen. De gemeente vraagt in de opdrachtbevestiging om een e-factuur met het inkoopnummer erop. Zijn maandfactuur:
| Regel | Bedrag |
|---|---|
| Onderhoud groen, september | € 2.000,00 |
| Btw 21% | € 420,00 |
| Totaal | € 2.420,00 |
Kees zoekt het OIN van de gemeente op in de Peppol Directory, zet het bij de klant in zijn pakket en verstuurt de factuur via Peppol. Had de gemeente niets geëist, dan had hij een pdf mogen sturen. Toch kiest hij voor de e-factuur, omdat de gemeente hem zo sneller kan verwerken.
Wat is nog open
Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven verplicht maken per 1 juli 2030. Dat is een kabinetsvoornemen uit de contourenbrief van 11 september 2026 (Kamerstuk 31066, nr. 1576), nog geen wet. De brief gaat over transacties tussen ondernemers (B2B). Over facturen aan gemeenten, provincies en waterschappen zegt de brief niets.
Open is dus nog:
- of facturen aan decentrale overheden onder de nieuwe plicht komen te vallen;
- of de huidige grens (wettelijke ontvangstplicht alleen boven de drempels) blijft bestaan;
- welk netwerk tussen bedrijven wordt voorgeschreven. Het kabinet onderzoekt dat nog, zie Wordt Peppol verplicht?.
Wat wel al zeker is: je software moet vanaf 2030 sowieso e-facturen volgens EN 16931 kunnen maken voor je zakelijke klanten. Wie nu al e-factureert aan een gemeente, gebruikt die norm al. Of jouw bedrijf straks onder de verplichting valt, check je met Val ik onder de verplichting?. Een overzicht van alle plannen vind je op /verplichting.
Lever je ook aan het Rijk? Lees dan E-factureren aan de Rijksoverheid: de regels sinds 2017.
Veelgestelde vragen
Moet ik een e-factuur sturen naar een gemeente?
Niet op grond van de wet. Het Aanbestedingsbesluit verplicht gemeenten om e-facturen te ontvangen, niet leveranciers om ze te sturen. Een gemeente mag een e-factuur wel in het contract eisen. Kijk dus in je opdrachtbevestiging of inkoopvoorwaarden.
Mag een gemeente mijn e-factuur weigeren?
Bij opdrachten boven de Europese drempels mag een aanbestedende dienst een e-factuur die voldoet aan de Europese norm EN 16931 niet weigeren. Dat staat in de nota van toelichting bij Staatsblad 2018, 321.
Kan ik het Leveranciersportaal Rijksoverheid gebruiken voor een factuur aan een gemeente?
Nee. Het Leveranciersportaal is alleen voor e-facturen aan de Rijksoverheid. Voor gemeenten, provincies en waterschappen kun je een algemeen factuurportaal, een serviceprovider of je eigen boekhoudpakket met Peppol gebruiken.
Welk nummer gebruik ik als Peppol-ID van een gemeente?
Het OIN. Volgens de Nederlandse Peppolautoriteit is het OIN verplicht als Peppol-ID voor rijksoverheden, provincies en gemeenten. Vraag het nummer aan je opdrachtgever als het niet in de opdracht staat.
Zie je een fout? Meld het ons. efacturatiehub.nl is een onafhankelijke publicatie en is niet verbonden aan de Belastingdienst of de Rijksoverheid. De plannen kunnen nog veranderen; controleer de bronnen en de officiële informatie voordat je een beslissing neemt.