# Wat is een e-factuur? Waarom een pdf niet telt

> Een e-factuur is een gestructureerd bestand, zoals UBL, dat software zelf verwerkt. Een pdf per mail is dat niet. Uitleg met voorbeeld en de plannen voor 2030.

- Canonieke URL: https://efacturatiehub.nl/nieuws/wat-is-een-e-factuur
- Gepubliceerd: 20 oktober 2026 (2026-10-20)
- Laatst bijgewerkt: 20 oktober 2026 (2026-10-20) (niet bijgewerkt sinds publicatie)
- Auteur: Floris Lindenaar, Hoofdredacteur, e-facturatie-expert (https://efacturatiehub.nl/auteurs/floris-lindenaar)
- Uitgever: efacturatiehub.nl (https://efacturatiehub.nl)
- Soort: Uitleg
- Onderwerpen: Techniek, Verplichting 2030, Btw
- Taal: nl-NL (Nederlands); gaat over Nederland

## Bronnen

- [Logius: Hoe werkt e-factureren?](https://www.logius.nl/onze-dienstverlening/gegevensuitwisseling/e-factureren/hoe-werkt-het)
- [Richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturering bij overheidsopdrachten (Publicatieblad EU)](https://publications.europa.eu/resource/celex/32014L0055)
- [Richtlijn (EU) 2025/516 (ViDA) (Publicatieblad EU)](https://publications.europa.eu/resource/celex/32025L0516)
- [Belastingdienst: Facturen maken](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/facturen_maken)
- [Kamerbrief contouren elektronisch factureren en rapporteren (11 september 2026)](https://www.tweedekamer.nl/downloads/document?id=2026D42856)
- [Peppol BIS Billing 3.0 (OpenPeppol)](https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/)
- [NPa: Technische specificaties](https://www.peppolautoriteit.nl/technische-specificaties)

## Kernpunten

- Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat dat automatische verwerking mogelijk maakt. Een pdf, scan of foto valt daar niet onder.
- In Nederland gaat het in de praktijk om XML-bestanden in UBL, volgens de Europese norm EN 16931 en de Nederlandse NLCIUS of Peppol BIS Billing 3.0.
- Onder de huidige btw-wet mag een pdf nog als digitale factuur, mits je klant akkoord is. Onder ViDA en de kabinetsplannen voor 2030 telt alleen een gestructureerde e-factuur.
- Logius zegt het kort: facturen die je per e-mail stuurt, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen.

---

**Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd elektronisch formaat, zoals een UBL-bestand, dat de software van je klant automatisch kan inlezen en verwerken. Een pdf die je per e-mail stuurt is géén e-factuur, ook al is hij digitaal.** Dat verschil lijkt klein, maar het bepaalt straks of je factuur geldig is. Het kabinet wil e-facturatie tussen Nederlandse bedrijven verplicht maken per 1 juli 2030.

## Digitaal is nog geen elektronisch

Veel ondernemers denken dat ze al e-factureren, omdat ze nooit meer iets printen. Ze maken een factuur in hun boekhoudprogramma, slaan die op als pdf en mailen hem. Voor de mens die hem opent ziet dat er prima uit.

Voor een computer is een pdf alleen een plaatje van tekst. Je klant moet het factuurnummer, het bedrag en de btw nog altijd overtypen of laten herkennen door scansoftware. Daar gaan fouten in zitten.

Bij een echte e-factuur staat elk gegeven in een vast veld met een vaste betekenis. Het boekhoudpakket van je klant leest "factuurnummer", "btw-bedrag" en "IBAN" direct uit, zonder te raden.

Logius, dat namens de overheid e-facturatie beheert, zegt het zonder omwegen: "Facturen die per e-mail worden gestuurd, bijvoorbeeld als pdf, zijn geen e-facturen."

## Wat de wet onder een e-factuur verstaat

De Europese definitie staat al sinds 2014 in Richtlijn 2014/55/EU, voor facturen aan de overheid: een factuur "die is opgesteld, verzonden en ontvangen in een gestructureerde elektronische vorm die automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt". Dezelfde richtlijn zegt erbij dat "een beeldbestand op zich" niet als elektronische factuur telt.

De ViDA-richtlijn (EU) 2025/516 neemt die gedachte over voor de btw. Vanaf 2030 is een elektronische factuur een factuur die, in elk geval voor de te rapporteren gegevens, "is uitgereikt, doorgezonden en ontvangen in een gestructureerd elektronisch formaat". Een hybride factuur, dus een leesbare versie met een gestructureerd deel, kan meetellen als dat gestructureerde deel alle te rapporteren gegevens bevat.

Lees meer over de achtergrond in [Wat is ViDA en wat betekent het voor Nederland?](https://efacturatiehub.nl/nieuws/vida-uitgelegd).

## Wat er nu geldt en wat er verandert

| | Nu (20 oktober 2026) | Plan vanaf 1 juli 2030 |
|---|---|---|
| Pdf per mail aan een bedrijf | Toegestaan, als je klant akkoord is | Telt niet meer als factuur voor binnenlandse B2B |
| E-factuur aan een bedrijf | Toegestaan, met akkoord van je klant | Verplicht voor alle ondernemers buiten de KOR |
| Akkoord van de afnemer nodig | Ja | Nee, voor een factuur volgens EN 16931 |
| Factuur aan de Rijksoverheid | E-factuur verplicht bij nieuwe opdrachten sinds 2017 | Blijft e-factuur |
| Toegestane norm | Vrij tussen bedrijven | Alleen EN 16931 |

De Belastingdienst schrijft vandaag nog: "U bepaalt zelf of u uw facturen op papier of digitaal verstuurt." Een digitale factuur mag, als je afnemer akkoord gaat en je de echtheid, inhoud en leesbaarheid kunt garanderen. Met "digitaal" bedoelt de Belastingdienst hier ook een pdf.

Dat verandert met de plannen uit de Kamerbrief van 11 september 2026. Het kabinet kiest voor een verplichting om binnenlandse e-facturen te versturen vanaf 1 juli 2030, en voor alleen de Europese norm EN 16931. Er komt geen ruimte voor andere formaten tussen bedrijven. Wat precies vastligt, lees je in [E-facturatie verplicht per 1 juli 2030](https://efacturatiehub.nl/nieuws/e-facturatie-verplicht-1-juli-2030).

## Hoe ziet een e-factuur er van binnen uit?

In Nederland is een e-factuur bijna altijd een XML-bestand in UBL (Universal Business Language). De Europese norm staat twee "syntaxen" toe: UBL en UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Over het Peppol-netwerk gaat in Nederland UBL, in de varianten SI-UBL 2.0 (NLCIUS) en Peppol BIS Billing 3.0. Het verschil tussen die namen leggen we uit in [UBL, SI-UBL en NLCIUS uitgelegd](https://efacturatiehub.nl/nieuws/ubl-si-ubl-nlcius-uitgelegd).

Hieronder een ingekorte maar complete voorbeeldfactuur in Peppol BIS Billing 3.0. Alle bedrijven, KVK-nummers, btw-nummers en het rekeningnummer zijn verzonnen. Wij hebben dit voorbeeld gecontroleerd tegen de validatieregels van Peppol BIS 3.0 en EN 16931.

```xml
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
         xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
         xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
  <cbc:ID>2026-0142</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2026-10-20</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2026-11-19</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>PO-7781</cbc:BuyerReference>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="0106">12345678</cbc:EndpointID>
      <cac:PostalAddress>
        <cbc:StreetName>Voorbeeldstraat 1</cbc:StreetName>
        <cbc:CityName>Utrecht</cbc:CityName>
        <cbc:PostalZone>1234 AB</cbc:PostalZone>
        <cac:Country><cbc:IdentificationCode>NL</cbc:IdentificationCode></cac:Country>
      </cac:PostalAddress>
      <cac:PartyTaxScheme>
        <cbc:CompanyID>NL123456789B01</cbc:CompanyID>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:PartyTaxScheme>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>Voorbeeld Advies B.V.</cbc:RegistrationName>
        <cbc:CompanyID schemeID="0106">12345678</cbc:CompanyID>
      </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:AccountingCustomerParty>
    <cac:Party>
      <cbc:EndpointID schemeID="0106">87654321</cbc:EndpointID>
      <cac:PostalAddress>
        <cbc:StreetName>Testlaan 99</cbc:StreetName>
        <cbc:CityName>Zwolle</cbc:CityName>
        <cbc:PostalZone>9876 ZX</cbc:PostalZone>
        <cac:Country><cbc:IdentificationCode>NL</cbc:IdentificationCode></cac:Country>
      </cac:PostalAddress>
      <cac:PartyLegalEntity>
        <cbc:RegistrationName>Klant Testbedrijf B.V.</cbc:RegistrationName>
        <cbc:CompanyID schemeID="0106">87654321</cbc:CompanyID>
      </cac:PartyLegalEntity>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingCustomerParty>
  <cac:Delivery>
    <cbc:ActualDeliveryDate>2026-10-16</cbc:ActualDeliveryDate>
  </cac:Delivery>
  <cac:PaymentMeans>
    <cbc:PaymentMeansCode>30</cbc:PaymentMeansCode>
    <cbc:PaymentID>2026-0142</cbc:PaymentID>
    <cac:PayeeFinancialAccount>
      <cbc:ID>NL00BANK0123456789</cbc:ID>
    </cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>
  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">178.50</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxSubtotal>
      <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">850.00</cbc:TaxableAmount>
      <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">178.50</cbc:TaxAmount>
      <cac:TaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>
        <cbc:Percent>21</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:TaxCategory>
    </cac:TaxSubtotal>
  </cac:TaxTotal>
  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">850.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">850.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1028.50</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1028.50</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
  <cac:InvoiceLine>
    <cbc:ID>1</cbc:ID>
    <cbc:InvoicedQuantity unitCode="HUR">10</cbc:InvoicedQuantity>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">850.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <cac:Item>
      <cbc:Name>Advieswerk oktober</cbc:Name>
      <cac:ClassifiedTaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID>
        <cbc:Percent>21</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:ClassifiedTaxCategory>
    </cac:Item>
    <cac:Price>
      <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">85.00</cbc:PriceAmount>
    </cac:Price>
  </cac:InvoiceLine>
</Invoice>
```

Een paar dingen om op te letten:

- **CustomizationID** zegt aan welke regels het bestand voldoet. Hier: de Europese norm plus Peppol BIS Billing 3.0.
- **EndpointID** met schemeID **0106** is het Peppol-adres op basis van het KVK-nummer. Over die codes gaat [Je Peppol-ID: KVK-nummer, btw-nummer of OIN?](https://efacturatiehub.nl/nieuws/peppol-id-kvk-btw-oin).
- **InvoiceTypeCode 380** betekent een gewone factuur.
- **TaxCategory S** met 21 staat voor het standaard btw-tarief. Het btw-bedrag staat er los in, zodat niemand het hoeft uit te rekenen.
- De **BuyerReference** is het kenmerk of inkoopnummer van je klant. Volgens de Nederlandse NLCIUS-regels moet een factuur van een Nederlandse leverancier een kenmerk of een ordernummer bevatten.

Wil je zien hoe zo'n bestand er voor een mens uitziet? Plak het in onze [e-factuur viewer](https://efacturatiehub.nl/tools/e-factuur-viewer). Met de [e-factuur validator](https://efacturatiehub.nl/tools/e-factuur-validator) controleer je of een bestand aan de regels voldoet.

## Wat staat vast en wat is nog open

**Wat staat vast (20 oktober 2026):**

- Een pdf is geen e-factuur in de zin van de Europese regels en volgens Logius.
- Voor intracommunautaire B2B-handel gelden vanaf 1 juli 2030 Europese e-factuurregels uit ViDA.
- Het kabinet heeft gekozen voor alleen EN 16931 voor binnenlandse e-facturen.

**Wat is nog open:**

- Het wetsvoorstel bestaat nog niet. Het moet nog in internetconsultatie en daarna naar de Tweede Kamer. Zie [Is e-facturatie al wet?](https://efacturatiehub.nl/nieuws/is-e-facturatie-al-wet).
- Hoe Nederland hybride facturen (pdf met XML) behandelt.
- Via welk netwerk e-facturen tussen bedrijven moeten lopen. EY adviseerde Peppol, maar het kabinet heeft daar nog niet over besloten.

## Wat je nu al kunt doen

Kijk of je boekhoudprogramma een UBL-bestand kan maken en versturen. Veel pakketten kunnen dat al. Kan het jouwe dat niet, lees dan [Je factuurprogramma maakt geen e-factuur: wat nu?](https://efacturatiehub.nl/nieuws/factuurprogramma-geen-e-factuur). Met de [gereedheidsscan](https://efacturatiehub.nl/tools/gereedheidsscan) zie je in een paar minuten waar je staat.

## Veelgestelde vragen

### Is een pdf-factuur per e-mail een e-factuur?

Nee. Een pdf is een digitale afbeelding van een papieren factuur. Een e-factuur is een gestructureerd bestand, meestal XML in UBL, dat het boekhoudpakket van je klant zonder overtypen kan inlezen. Logius en de Europese regels zijn daar duidelijk over.

### Mag ik nu nog pdf-facturen sturen aan bedrijven?

Ja. Op 20 oktober 2026 staat de btw-wet een digitale factuur zoals een pdf toe, als je klant ermee akkoord is. Voor nieuwe opdrachten van de Rijksoverheid geldt al sinds 2017 dat je een e-factuur moet sturen.

### Wat is een UBL-factuur?

UBL (Universal Business Language) is een XML-standaard voor zakelijke documenten. Het is een van de twee syntaxen die de Europese norm EN 16931 toestaat. In Nederland is UBL de gangbare vorm van een e-factuur.

### Telt een pdf met een XML-bestand erin als e-factuur?

Volgens de ViDA-richtlijn kan een hybride factuur meetellen als het gestructureerde deel alle gegevens bevat die gerapporteerd moeten worden. Of en hoe Nederland dit in de eigen wet regelt, is op 20 oktober 2026 nog niet bekend.

---

Zo verwijs je naar deze pagina: "Wat is een e-factuur? Waarom een pdf niet telt", efacturatiehub.nl, 20 oktober 2026, https://efacturatiehub.nl/nieuws/wat-is-een-e-factuur

efacturatiehub.nl is een onafhankelijke publicatie en is niet verbonden aan de Belastingdienst of de Rijksoverheid. Niets op deze site is belastingadvies; controleer de bronnen en de officiële informatie van de Belastingdienst en de Rijksoverheid voordat je een beslissing neemt.