# Klantbrief e-facturatie: voorbeeldbrieven voor boekhouders

> Drie bewerkbare voorbeeldbrieven over e-facturatie voor je klanten: zzp'er met btw, mkb met boekhoudpakket en KOR-ondernemer. Feitelijk, zonder productnamen.

- Canonieke URL: https://efacturatiehub.nl/nieuws/klantbrief-e-facturatie-boekhouders
- Gepubliceerd: 20 oktober 2026 (2026-10-20)
- Laatst bijgewerkt: 20 oktober 2026 (2026-10-20) (niet bijgewerkt sinds publicatie)
- Auteur: Floris Lindenaar, Hoofdredacteur, e-facturatie-expert (https://efacturatiehub.nl/auteurs/floris-lindenaar)
- Uitgever: efacturatiehub.nl (https://efacturatiehub.nl)
- Soort: Gids
- Onderwerpen: Boekhouders, Zzp en mkb, KOR
- Taal: nl-NL (Nederlands); gaat over Nederland

## Bronnen

- [Kamerbrief contouren elektronisch factureren en rapporteren (Kamerstuk 31066, nr. 1576)](https://www.tweedekamer.nl/downloads/document?id=2026D42856)
- [Bijlage 1 bij de Kamerbrief: Contouren elektronisch factureren en rapporteren](https://www.tweedekamer.nl/downloads/document?id=2026D42857)
- [Rijksoverheid: Kabinet kiest voor invoering e-facturatie en rapportage voor bedrijven](https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2026/09/11/kabinet-kiest-voor-invoering-e-facturatie-en-rapportage-voor-bedrijven)
- [Logius: Hoe werkt e-factureren?](https://www.logius.nl/onze-dienstverlening/gegevensuitwisseling/e-factureren/hoe-werkt-het)
- [Belastingdienst: Afmelden kleineondernemersregeling (KOR)](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/nl/btw/content/afmelden-kor)
- [Belastingdienst: Uw facturen bewaren](https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren)

## Kernpunten

- Dit artikel bevat drie voorbeeldbrieven die boekhouders en administratiekantoren kunnen aanpassen en naar klanten sturen.
- De brieven gaan uit van het kabinetsplan: e-facturatie tussen ondernemers vanaf 1 juli 2030, digitale rapportage van binnenlandse facturen vanaf 1 juli 2031.
- In elke brief staat dat het om een kabinetsvoornemen gaat en nog niet om een wet.
- De brief voor KOR-ondernemers legt uit dat versturen volgens het plan niet hoeft, maar ontvangen wel.
- De brieven noemen geen softwarepakketten of netwerken, omdat het netwerk nog niet is gekozen.

---

**Hieronder staan drie voorbeeldbrieven die je als boekhouder of administratiekantoor kunt aanpassen en naar je klanten kunt sturen: voor de zzp'er of kleine ondernemer met btw, voor het mkb-bedrijf met een boekhoudpakket en voor de KOR-ondernemer. De brieven gaan uit van het kabinetsplan van 11 september 2026: e-facturatie tussen ondernemers vanaf 1 juli 2030 en digitale rapportage vanaf 1 juli 2031. Ze zeggen er eerlijk bij dat het nog geen wet is.**

De brieven noemen geen software of netwerk. Dat is bewust: het kabinet heeft nog niet gekozen hoe e-facturen straks worden uitgewisseld.

## Wat de brieven wel en niet beloven

Voordat je een brief verstuurt, is het goed om de basis helder te hebben.

**Wat vaststaat (kabinetskeuzes, Kamerstuk 31066, nr. 1576):**

- E-facturatie voor binnenlandse en EU-transacties tussen ondernemers vanaf 1 juli 2030.
- Digitale rapportage van binnenlandse e-facturen vanaf 1 juli 2031.
- Geen fasering naar bedrijfsgrootte en geen extra drempel.
- KOR-ondernemers vrijgesteld van versturen en rapporteren, ze moeten wel kunnen ontvangen.
- Alleen de Europese norm EN 16931. Een pdf per mail is geen e-factuur.

**Wat open is:** het netwerk (Peppol is geadviseerd, niet gekozen), het rapportagekanaal, de precieze wettekst en de uitkomst van de KOR-evaluatie.

Wil je meer achtergrond voor je eigen gesprek met de klant, lees dan [wat e-facturatie betekent voor administratiekantoren](https://efacturatiehub.nl/nieuws/administratiekantoren-e-facturatie) en de [checklist voor de boekhouder](https://efacturatiehub.nl/nieuws/checklist-boekhouder-klanten-2030).

## Hoe je de brieven gebruikt

- Vul alles tussen **[vierkante haken]** in of haal het weg.
- Pas de aanhef en toon aan je kantoor aan.
- Voeg eventueel één alinea toe over het pakket dat de klant gebruikt.
- Stuur de brief op een rustig moment, niet tegelijk met de aangiftedeadline.
- Plan een update in zodra de internetconsultatie opent.

## Brief 1: zzp'er of kleine ondernemer met btw

> **BRIEF 1: VOOR ZZP'ERS EN KLEINE ONDERNEMERS MET BTW (BEWERKBAAR)**
>
> Onderwerp: Vanaf 2030 e-facturen voor je zakelijke klanten
>
> Beste [voornaam],
>
> Het kabinet heeft in september 2026 bekendgemaakt dat ondernemers vanaf 1 juli 2030 hun facturen aan andere ondernemers als e-factuur moeten versturen. Omdat jij btw rekent en aan bedrijven factureert, geldt dat volgens het plan ook voor jou.
>
> **Wat is een e-factuur?** Geen pdf, maar een digitaal bestand dat de boekhouding van je klant automatisch kan inlezen. Je maakt je factuur straks nog steeds zoals nu, maar je programma verstuurt het in dit vaste formaat.
>
> **Wat betekent dit voor jou?**
> - Facturen aan zakelijke klanten worden vanaf 1 juli 2030 e-facturen.
> - Facturen aan particulieren blijven zoals ze zijn.
> - Vanaf 1 juli 2031 worden een aantal gegevens uit je facturen automatisch doorgegeven aan de Belastingdienst. Hoe dat precies gaat, is nog niet bekend.
> - Je ontvangt ook steeds vaker e-facturen van je leveranciers.
>
> **Is dit al zeker?** Nog niet helemaal. Het is een plan van het kabinet. Er komt eerst een wetsvoorstel, dat de Tweede en Eerste Kamer nog moeten behandelen. De datum en de hoofdlijnen zijn wel gekozen.
>
> **Wat vragen we van je?**
> 1. Laat ons weten met welk programma je nu je facturen maakt: [programma / Word / Excel / anders].
> 2. Wij kijken of dat programma e-facturen kan maken. Zo niet, dan adviseren we je over een alternatief.
> 3. Je hoeft nu nog niets te veranderen. We plannen de overstap samen, ruim voor 2030.
>
> Heb je vragen? Bel of mail ons gerust.
>
> Met vriendelijke groet,
> [naam]
> [kantoornaam]
> [telefoon] | [e-mail]

## Brief 2: mkb-bedrijf met een boekhoudpakket

> **BRIEF 2: VOOR MKB-BEDRIJVEN MET EEN BOEKHOUDPAKKET (BEWERKBAAR)**
>
> Onderwerp: Verplichte e-facturatie vanaf 1 juli 2030: wat dit betekent voor [bedrijfsnaam]
>
> Geachte heer/mevrouw [achternaam],
>
> Het kabinet heeft op 11 september 2026 in een brief aan de Tweede Kamer de hoofdlijnen gepresenteerd voor verplichte elektronische facturering en digitale rapportage. Wij zetten de gevolgen voor [bedrijfsnaam] voor u op een rij.
>
> **De plannen in het kort**
> - Vanaf 1 juli 2030 moeten facturen aan andere ondernemers, in Nederland en in de EU, als e-factuur volgens de Europese norm EN 16931 worden verstuurd. Een pdf telt dan niet meer.
> - Vanaf 1 juli 2031 rapporteert u een selectie van gegevens uit uw binnenlandse verkoopfacturen aan de Belastingdienst.
> - Er komt geen aparte regeling of latere datum voor kleinere bedrijven.
>
> **Wat al vaststaat en wat niet**
> De datum en de keuze voor de Europese norm zijn kabinetskeuzes. Het wetsvoorstel volgt nog; het kabinet wil dat voor de zomer van 2027 indienen. Nog niet besloten is via welk netwerk e-facturen worden uitgewisseld en hoe de rapportage technisch verloopt. Wij adviseren daarom om nu wel voor te bereiden, maar geen langlopende verplichtingen aan te gaan op basis van aannames.
>
> **Wat wij met u willen doornemen**
> 1. Of uw huidige boekhoudpakket e-facturen kan versturen en ontvangen. [Uw pakket: ... / Wij zoeken dit voor u uit.]
> 2. De juistheid van uw klant- en leveranciersgegevens: btw-nummers, KVK-nummers en adressen.
> 3. Hoe inkoopfacturen straks binnenkomen, worden goedgekeurd en bewaard. E-facturen bewaart u als origineel bestand, 7 jaar.
> 4. [Optioneel: Uw handel met klanten in andere EU-landen. Daarvoor gelden de Europese regels vanaf 1 juli 2030 sowieso, met een factuurtermijn van 10 dagen.]
>
> **Voordeel**
> Facturen die als data binnenkomen, hoeven niet meer te worden overgetypt. Dat scheelt tijd en fouten, ook bij ons.
>
> Wij nemen [binnen ... weken / in het volgende kwartaal] contact met u op voor een afspraak.
>
> Met vriendelijke groet,
> [naam]
> [functie]
> [kantoornaam]

## Brief 3: KOR-ondernemer

> **BRIEF 3: VOOR ONDERNEMERS IN DE KLEINEONDERNEMERSREGELING (BEWERKBAAR)**
>
> Onderwerp: E-facturatie vanaf 2030: wat betekent het als je in de KOR zit?
>
> Beste [voornaam],
>
> Misschien heb je gelezen dat e-facturatie vanaf 2030 verplicht wordt. We leggen kort uit wat dat voor jou betekent, omdat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling (KOR).
>
> **Het goede nieuws:** volgens de plannen van het kabinet hoeven ondernemers in de KOR geen e-facturen te versturen en ook geen gegevens aan de Belastingdienst te rapporteren. Je kunt dus blijven factureren zoals nu.
>
> **Wel nodig:** je moet e-facturen kunnen ontvangen. Je leveranciers, zoals je groothandel, telefoonprovider of verhuurder, moeten straks wel e-facturen sturen. Die moet je kunnen openen en digitaal bewaren, in de vorm waarin je ze krijgt.
>
> **Let op de omzetgrens.** Komt je omzet in een kalenderjaar boven de € 20.000, dan val je direct uit de KOR. Volgens de Belastingdienst reken je dan al btw over de opdracht waarmee je over de grens gaat. Gebeurt dat na 1 juli 2030, dan moet je vanaf dat moment ook e-facturen sturen aan zakelijke klanten. Je omzet staat nu op [bedrag] dit jaar.
>
> **Is dit al zeker?** Het is een plan van het kabinet, nog geen wet. De KOR wordt bovendien geëvalueerd, ook de hoogte van de grens. We houden je op de hoogte.
>
> **Wat raden we aan?**
> - Zorg dat je factuur- of boekhoudprogramma e-facturen kan ontvangen. [Wij kijken dit graag voor je na.]
> - Houd je omzet per maand bij, zeker als je dicht bij de € 20.000 zit.
> - Wil je om zakelijke redenen toch e-facturen sturen? Dat mag. Je hebt dan volgens het kabinet geen rapportageplicht.
>
> Vragen? Laat het ons weten.
>
> Groet,
> [naam]
> [kantoornaam]

## Na het versturen

Houd bij welke klanten de brief hebben gekregen en wat ze hebben geantwoord. Klanten die hun factuurprogramma noemen, kun je direct indelen: kan het pakket het al, of is er een overstap nodig? Zie [je factuurprogramma maakt geen e-factuur](https://efacturatiehub.nl/nieuws/factuurprogramma-geen-e-factuur).

Laat klanten die meer willen weten zelf de test doen op [val ik onder de verplichting](https://efacturatiehub.nl/tools/val-ik-onder-de-verplichting) of de [gereedheidsscan](https://efacturatiehub.nl/tools/gereedheidsscan). Voor KOR-klanten is [KOR en e-facturatie](https://efacturatiehub.nl/nieuws/kor-e-facturatie-vrijstelling) een goede link om mee te sturen.

Wil je weten wanneer je de brieven moet bijwerken? Schrijf je in voor de [nieuwsbrief](https://efacturatiehub.nl/nieuwsbrief). Wij melden het zodra de internetconsultatie opent.

## Veelgestelde vragen

### Mag ik deze voorbeeldbrieven gebruiken voor mijn kantoor?

Ja. Ze zijn bedoeld om aan te passen en te versturen. Vul de gegevens tussen vierkante haken in en pas de toon aan je kantoor aan.

### Moet ik klanten nu al informeren?

Het hoeft niet, maar het helpt. Klanten die nu weten wat er komt, kunnen software en processen op hun eigen tempo aanpassen. Vermeld wel duidelijk dat het om een plan gaat.

### Waarom staan er geen softwarenamen in de brieven?

Omdat het netwerk nog niet is gekozen en omdat elke klant een andere situatie heeft. Je kunt zelf een advies toevoegen dat past bij het pakket van je klant.

### Wanneer moet ik de brieven bijwerken?

Als het conceptwetsvoorstel in internetconsultatie gaat, als het netwerk wordt gekozen en als de uitkomst van de KOR-evaluatie bekend is.

---

Zo verwijs je naar deze pagina: "Klantbrief e-facturatie: voorbeeldbrieven voor boekhouders", efacturatiehub.nl, 20 oktober 2026, https://efacturatiehub.nl/nieuws/klantbrief-e-facturatie-boekhouders

efacturatiehub.nl is een onafhankelijke publicatie en is niet verbonden aan de Belastingdienst of de Rijksoverheid. Niets op deze site is belastingadvies; controleer de bronnen en de officiële informatie van de Belastingdienst en de Rijksoverheid voordat je een beslissing neemt.